Wozu ist Zeitmanagement gut?

Ich bin überhaupt keine Freundin von Tabellen, Checklisten oder Planungsübersichten. Solche Vokabeln sind es, die ich mit dem Begriff Zeitmanagement verbinde und ich frage mich: Brauche ich das? Irgendwie gelingt es mir doch immer, auch ohne planerische Instrumente meinen Alltag zu bewältigen. Außerdem lässt sich einfach nicht alles planen. Vielleicht besteht für mich das beste Zeitmanagement ja darin, die Zeit, die mich beispielsweise das Aufstellen eines Tagesplanes kosten würde, für meine laufenden Projekte zu nutzen …

Vor mir liegt nun das Buch „Zeitmanagement für gestiegene Anforderungen“ von Zach Davis. Es ist frisch aus der Druckerei gekommen – und präsentiert mir auf dem Cover ein in eine Uhr implementiertes Tortendiagramm. Meine Vorurteile fühlen sich zwar bestätigt, aber trotzdem beschließe ich, ein wenig drin rumzublättern in diesem Buch. Es ist nach dem Frage-Antwort-Schema aufgebaut und wird mir so auf alle Fälle langatmige Abhandlungen ersparen. Ich kann also ganz gezielt nach den für mich interessanten Themenbereichen suchen – und vielleicht werde ich sture Zeitmanagements-Verweigerin doch noch eines Besseren belehrt

Gute Planung ist die halbe Miete – so ist das zweite Kapitel betitelt, das ich schon überblättern will, als ich auf folgende Frage stoße: Warum sind Tagespläne so schwer einzuhalten? – Das finde ich doch sehr interessant – und so lese ich in der Antwort: „Nicht jeder Tag ist gleich. Manchmal hat man sehr viele Unterbrechungen, etwa durch unerwartete Aufgaben bzw. Probleme. An anderen Tagen ist es ruhiger. Da es nicht jeden Tag dasselbe Ausmaß an Unerwartetem gibt, ist es schwer bis unmöglich, die richtige Menge an Pufferzeit einzuplanen. Natürlich gibt es hierzu Empfehlungen … Aber egal welche Zahl genannt wird: Sie greift zu kurz. Erstens sind Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich, sodass keine pauschale Empfehlung für alle Bereiche zutreffen kann. Zweitens gestalten sich, wie bereits beschrieben, die einzelnen Tage ganz unterschiedlich. Was also tun?

Zunächst empfehle ich, den überwiegenden Anteil der Planung auf die Zeiteinheit ,Woche‘ zu beziehen. Im Klartext: Ich empfehle primär die Wochenplanung und weniger die Tagesplanung. Die Wochenplanung hat gleich mehrere Vorteile: Innerhalb einer Woche gleichen sich die Unterschiede der einzelnen Tage oft aus … Es ist also leichter, das realistische Pensum für eine Woche zu planen, als für einen Tag. Ein weiterer Vorteil der Wochenplanung ist: Die meisten Menschen sehen leichter das Wesentliche als bei der Tagesplanung. Letztere birgt eher die Gefahr, dass man in Aktionismus verfällt oder sich in zahlreichen unwichtigen Aufgaben verliert.“

Hm – gar nicht so dumm, denke ich. Aber wie mache ich eine gute Wochenplanung? – Fünf simple Schritte sollen mich dorthin

Zach Davis

führen. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

„1. Aufgaben schriftlich fixieren. Dies ist nichts revolutionär Neues, aber immer wieder erlebe ich, dass Menschen sehr viel im Kopf planen.“ – Hier fühle ich mich direkt ertappt. Ja, ich bin eine große Im-Kopf-Planerin … Und der zweite Schritt baut direkt auf dem ersten auf: Es gilt, den zeitlichen Aufwand der einzelnen Aufgaben realistische einzuschätzen. Und ich werde auch gleich gewarnt: „Vorsicht: Die meisten Menschen unterschätzen die benötigte Zeit im Schnitt deutlich.“

 

Bei Schritt 3 werde ich zum „Clustern“ der Aufgaben aufgefordert: „Warum ist dies sinnvoll? Das Clustern hat gleich mehrere Vorteile: Sie gewinnen zunächst einen besseren Überblick. Hierdurch erkennen Sie Zusammenhänge und mögliche Synergieeffekte deutlich leichter.
Indem Sie zusammenhängende Aufgaben gemeinsam betrachten, haben Sie die wichtigsten Ziele besser im Auge und unterliegen weniger der Gefahr, sich in Einzelaufgaben oder gar in Stückwerk zu verlieren.“ Clustern bedeutet also ganz praktisch, dass ich Kategorien für meine einzelnen Aufgabenbereiche bilde und diesen einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zuordne. Und ganz wichtig erscheint mir auch: „Diese Kategorien müssen Sie in der Regel nur einmal definieren, denn sie verändern sich meist nur dann, wenn sich Ihr Zuständigkeitsbereich wesentlich verändert. Haben Sie die Kategorien also einmal definiert, können Sie im Rahmen der Wochenplanung schnell und leicht damit arbeiten.“

Aus der Planung für eine Woche – so erfahre ich – ergibt sich häufig schon ein Stück Planung für die darauffolgende Woche, denn nicht alle Aufgaben lassen sich im Zeitraum einer Woche abschließen. Ich muss also gar nicht jede Woche komplett neue durchplanen, sondern ergänze und aktualisiere mein Planungsraster von Woche zu Woche.

Fehlen noch zwei Schritte. Diese empfiehlt Zach Davis nicht für alle in der Wochenplanung enthaltenen Aufgaben, sondern nur für die 3-5 wichtigsten.

Schritt 4 besteht in der EGAL-Methode. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

–   „Ergebnis: Orientieren Sie sich für einen Augenblick weg von der Aufgabe und stellen sich die Frage: Was ist das gewünschte Ergebnis? Hierdurch erzielen Sie mehr Klarheit in Bezug auf das Ziel und richten Ihren Blick auf das Wesentliche.

–   Grund: Hinterfragen Sie zumindest kurz den Sinn der Aufgabe. Viele Aufgaben werden ohne einen guten Grund durchgeführt, oft aus Gewohnheit.

–   Aufgabe: Wenn Sie das anzustrebende Ergebnis klar definiert und den Grund hinterfragt haben, ist es durchaus möglich dass sich die Aufgabe selbst oder der Weg der Durchführung ändert. Manchmal stellt man fest, dass eine völlig andere Maßnahme wesentlich geeigneter ist, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

–   Leverage (Hebelwirkung): In einem letzten Schritt vor dem Losmarschieren empfehle ich Ihnen, sich Fragen zu stellen wie: Wie komme ich mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel? Welche Teilaspekte der Aufgabe haben eine besonders große Hebelwirkung? Wenn ich mir die Mühe schon mache, kann ich hierdurch noch weitere positive Effekte erzielen? Seien Sie auch so weitsichtig, sich zu fragen, was Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen könnte und was Sie tun können, um das zu verhindern.“

 

Schritt 5 besteht schließlich darin, den Zeitpunkt für das Erledigen der wichtigsten Aufgaben verbindlich zu fixieren. Und hier sollte man wirklich Zeit blocken und um die geblockte Zeit auch kämpfen, falls von außen neue Anforderungen kommen

 

Denke ich nun anders über das Thema Zeitmanagement? – Bisher ist es mir immer ganz gut gelungen, meine diversen Verpflichtungen und Termine zu jonglieren, ohne dass es zu Katastrophen gekommen ist oder wesentliche Projekte an mangelndem Zeit- oder Prioritätenmanagement gescheitert wären. Dennoch tut es von Zeit zu Zeit gut, sich „geordneter“ diesem Thema zuzuwenden. Allein die Tatsache, dass ich bestimmte Dinge immer auf eine bestimmte Weise erledigt habe, bedeutet nicht, dass dieser Weg der effektivste und beste ist. Weil wir mit ständigen Veränderungen zu tun haben, müssen wir auch unsere Strategien und Vorgehenswesen permanent anpassen. Und hier können Instrumente aus dem Zeitmanagement eine echte Hilfe sein. Und viele solcher hilfreichen Techniken werden in Zach Davis Buch gut nachvollziehbar beschrieben.

Ein neues Gesicht bei Junfermann

Rüdiger Hoffmann würde jetzt wahrscheinlich mit einem etwas verhaltenen und langgezogenen „Ja, hallo erstmal …“ beginnen. Und eine Begrüßung zu Beginn ist ja auch gar nicht so verkehrt! Also: Hallo erstmal!

Das ist heute eine Premiere für mich: Mein erster Eintrag im Junfermann-Blog. Seit genau zwei Wochen bin ich nämlich „die Neue“ im Junfermann-Team – obwohl ich mich inzwischen eigentlich schon recht „heimisch“ fühle. Klar war ich nervös vor dem ersten Arbeitstag – und ehrlich gesagt auch an den nächsten noch ein wenig… Eine neue Arbeitsstelle ist immerhin auch ein neuer Lebensabschnitt. Und da ergeben sich eine ganze Menge Fragen: Wie sind die neuen Kolleginnen und Kollegen? Komme ich mit der Arbeit zurecht? Finde ich mich schnell ein? Wie gestalten sich die Arbeitsprozesse? Wer wird mein direkter Ansprechpartner sein? Daneben drängen sich dann auch weniger brisante, aber durchaus menschliche Fragen auf, z. B (als Koffeinjunkie) Wo bekomme ich einen guten Kaffee her?

Nach zwei Wochen hat sich die Nervosität nun merklich gelegt, und was meine vielen Fragezeichen im Kopf angeht, so bin ich auch bereits um einiges schlauer – nicht zuletzt wegen der Hilfsbereitschaft und Auskunftsfreude meiner neuen Umgebung.

Zur Arbeitsatmosphäre nur so viel: In meiner ersten Woche wurde ich mit einem gemütlichen Verlagsfrühstück empfangen (Okay, das hätte ehrlich gesagt auch ohne meine Anwesenheit stattgefunden, aber als Einstieg war es dennoch richtig nett!)

Zur Arbeit: Das erste lektorierte Manuskript bahnt sich schon so langsam seinen Weg in den Satz – und das Gute daran: Sollten bei mir dennoch mal Spannungskopfschmerz auftreten, kann ich hier direkt nachschlagen und mir mit einer Selbstbehandlung helfen. Versuchen Sie es doch auch einmal: Valerie DeLaunes Buch „Triggerpunkte-Therapie bei Kopfschmerzen und Migräne“ (http://www.junfermann.de/details.php/p_id/954123086) erspart Ihnen vielleicht einige unnötige Besuche beim Arzt.

Ach ja, und den guten Kaffee gibt es gleich nebenan in der Verlagsküche… Kann denn da noch was schiefgehen?!

Ich freue mich auf eine gute Zusammenarbeit und natürlich auch auf Feedback und Inspiration durch unsere Leser! Also, auf ein neues „Hallo erstmal…!“

 

Katharina Arnold

Zuwachs für das Junfermann-Team

Wir freuen uns, dass wir seit dem 1. September eine neue Kollegin in unserer Mitte haben:  Katharina Arnold verstärkt das Lektorat und hat sich gleich mit Engagement in ihre ersten Buchprojekte für Junfermann gestürzt.

Katharina ist Germanistin und hat ein zweijähriges Volontariat bei unserem Partnerverlag Klett-Cotta absolviert. Ihre letzte berufliche Station vor Junfermann war Weinheim, wo sie im Psychologie-Lektorat beim Beltz Verlag beschäftigt war.

„Einmal Junfermann, immer Junfermann“: Interessanterweise haben wir  kaum Fluktuation, was das Personal betrifft. Eine Kollegin ist seit über 30 Jahren bei uns, und auch alle anderen können bei der Betriebszugehörigkeit schon mindestens zweistellige Zahlen vorweisen (bis auf Verlagsleiter Stephan Dietrich, der seit 2010 bei Junfermann „an Bord“ ist – aber auch er fühlt sich in Paderborn sehr wohl).

Inzwischen haben sich bei uns einige lieb gewordene Traditionen gebildet, die wir gern pflegen und die den Zusammenhalt stärken und den Austausch fördern: So gibt es nicht nur jeden Donnerstag eine Besprechungsrunde, in der alle Mitarbeiter sagen können, woran sie gerade arbeiten, welche Probleme zu lösen sind und welche Erfolge erzielt wurden. Einmal im Monat gibt es ein Verlagsfrühstück, und die jährlichen Bummel über den Sommermarkt „Libori“ und den Paderborner Weihnachtsmarkt sowie die gemeinsame Weihnachtsfeier gehören einfach zum Verlagsleben dazu.

Liebe Katharina, willkommen also bei Junfermann – auf eine gute und lange Zusammenarbeit!

Sonnige Grüße aus dem Münsterland

Heute hielt mein Posteingang eine besonders nette Mail für mich bereit. Unsere Autorin Martina Schmidt-Tanger hatte Sonnenblumenbilder an das gesamte Verlagsteam geschickt.

Ist ja nett, könnte man meinen. Sonnenblumen sind – zumal an einem eher herbstlich-grauen Tag wie heute – ein erfreulicher Anblick. Aber musst du deshalb gleich die Öffentlichkeit darüber in Kenntnis setzen, dass du Sonnenblumenfotos bekommen hast? – Vielleicht muss ich das wirklich nicht. Aber wenn ich nun behaupte, es sind nicht irgendwelche Sonnenblumen, sondern ganz besondere: Würde das etwas ändern?

Doch was macht diese Sonnenblumen zu etwas Besonderem? Dafür muss ich auf ein großes Verlagsereignis im Februar diesen Jahres zurückkommen: auf den Junfermann-Kongress. Allen Teilnehmern, allen Referentinnen und Referenten hatten wir am Empfang ein grünes Beutelchen in die Hand gedrückt. Und in diesem Beutelchen befand sich – neben Kongressunterlagen, einer Tasse und Bonbons – ein winzig-kleines Tütchen mit Sonnenblumensamen.

Ahnen Sie etwas? Richtig: Die Saat ist aufgegangen – und zwar prächtig, wie Sie anhand der Bilder in diesem Beitrag sehen können. – Wie aus einer kleinen Tüte mit Samen so etwas Großes werden kann – dieses Erstaunen hatte Martina Schmidt-Tanger in ihrer Mail an uns geäußert. Ich finde es wunderbar, dieses schöne Feedback bekommen zu haben – und nicht nur deshalb, weil ich Sonnenblumen mag. Ich kann mir vorstellen, dass in diesem Jahr in vielen Gärten Sonnenblumen aus Junfermann-Samentütchen gewachsen sind. Aber wie so oft, wenn man etwas in die Welt rausgibt: Man erfährt eher selten, was daraus geworden ist.

 

Deshalb mein Aufruf an Sie:

Was ist aus Ihrem Junfermann-Samentütchen geworden? Liegt es eher unbeachtet in einer Ecke und wartet noch darauf, ausgesät zu werden? Oder haben sich die Samen zu prächtigen Pflanzen mit wunderbaren Blüten entwickelt? – Schreiben Sie mir. Oder besser: Schicken Sie mir den „Fotobeweis“!

Leiser arbeiten: neue Rechner für das Junfermann-Team

Jochen Martini - Herr über das momentane Chaos im Besprechungszimmer

Ein Blick in unser Besprechungszimmer sagt alles: Hier wird schwer gearbeitet, um uns auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Überall stehen Rechner und Monitore. Überall liegen Kabel und Verpackungsmaterialien herum. Mitten im Chaos der Mann, der es beherrscht: Jochen Martini. Er kümmert sich um die Installation unserer neuen Rechner, damit wir künftig (noch) schneller arbeiten können.

Und dann kommt auch für mich der Moment, mich von meinem alten, grauen Ungetüm zu verabschieden. Hektisch sichere ich noch letzte Daten von der Festplatte – und schwupps erfolgt der Austausch. – Ist der neue Rechner überhaupt eingeschaltet? Bei meinem alten gab es keinen Zweifel, denn den konnte man hören. Fast geisterhaft still ist es nun im Büro, denn auch von der Baustelle in der Nachbarschaft hört man – ausnahmsweise mal – nichts.

 

Wenn man nach Jahren den Rechner wechselt, dann merkt man erst, wie stark man sich auf dem alten Schätzchen eingerichtet hatte und was man nun alles zu tun hat, um diesen gewohnten Zustand wieder herzustellen. Und natürlich klappt nicht alles auf Anhieb, zum Beispiel die Verständigung zwischen neuem Rechner und Etikettendrucker. Aber schließlich sind wir ein Verlag für Kommunikation – und so ist auch dieses Missverständnis bald behoben.

Heute, am zweiten Tag, habe ich mich fast schon gewöhnt an den neuen Rechner. Und auch bei den Kolleginnen scheint langsam Normalität einzukehren. Das ist auch gut so, denn der nächste Wechsel steht bevor: Ende des Monats kommt eine neue Telefonanlage.

Und jedes Jahr auf ein Neues … Ein Ausblick auf die Frankfurter Buchmesse

Es ist Anfang September, und in Gedanken sind wir längst mitten im Oktober angekommen, denn dann fällt der Startschuss für die diesjährige Frankfurter Buchmesse. An was müssen wir alles denken? Was müssen wir alles mitnehmen, im Vorfeld bestellen oder gar in Auftrag geben? Wie war das doch noch gleich im letzten Jahr? Hat die Logistik geklappt? Hatten wir die „richtigen“ Bücher für unsere Interessenten dabei oder fehlte ein wichtiger Titel, nach dem häufig gefragt wurde? Welche Termine mit wichtigen Autoren, Übersetzern oder Geschäftspartnern sind noch nicht bestätigt worden? Wer macht wann Standdienst, tja, und wie war das noch mit dem Stand? War unser Stand gut zu finden?

Und vor allem: Werden die ersten Herbstnovitäten noch rechtzeitig aus der Druckerei kommen, um erstmalig vorgestellt zu werden?

Dies ist nur ein kleiner Bruchteil all der Fragen, die uns in den kommenden Wochen beschäftigen werden. Und wie im vergangenen Jahr werden wir alles mehrfach durchdacht und überprüft haben, auf Nummer sicher gegangen sein und nicht das Geringste vergessen haben. Wir sind ein eingespieltes Team, und ohne ein solches Team, bei dem alle an einem Strang ziehen, geht es einfach nicht. Jeder hat seine Aufgaben, und wir halten uns gegenseitig auf dem aktuellen Stand.

Apropos Stand: Sollte auch Sie der Weg auf die Frankfurter Buchmesse führen, so kommen Sie doch an unserem Stand vorbei. Sie finden und ins Halle 3.1, D 175. Wir freuen uns sehr, wenn Sie uns besuchen kommen.

Der Junfermann-Messestand 2011

Aber so weit sind wir ja noch nicht. Gerade haben wir die Titelliste zusammengestellt und uns für 52 Titel aus den Bereichen Coaching, Kommunikation, Therapie und Lebenshilfe entschieden. Dieses Jahr nehmen wir auch alle Karteikartenboxen mit, nachdem wir im letzten Jahr so häufig darauf angesprochen wurden. Die Werbemaßnahmen wie Flyer, Anzeigen und Werbeplatten sind in Auftrag gegeben. Terminanfragen kommen nach und nach und füllen so manchen Kalender. Vor uns liegt noch eine anstrengende Zeit, die wir aber auch genießen werden. Und nach fünf Tagen Buchmesse sind wir zwar alle erschöpft, reisen aber mit vielen neuen Eindrücken und Kontakten nach Hause, und freuen uns dann schon auf den Oktober 2013, wenn es wieder heißt: Die Frankfurter Buchmesse 2013 öffnet ihre Tore.

Die eigene Berufung finden – mit Quest 2.0

Vor acht Jahren erschien bei Junfermann die erste Auflage von Martin Weiss Buch „Quest – die Sehnsucht nach dem

Martin Weiss

Wesentlichen“. Angelehnt an das Konzept der Heldenreise von Joseph Campbell wird dort beschrieben, wie sich die Leserin oder der Leser auf einen Weg begeben kann, um Lebensziele zu identifizieren und umzusetzen.

Vor dem Buch gab es bereits ein begleitetes Online-Seminar, das man aus heutiger Perspektive wohl „Quest 1.0“ nennen muss. Mich hatten seinerzeit Konzept und Umsetzung sehr begeistert. Und weil ich wusste, dass das Lektorat des Buches auf mich zukommen würde, bot es sich förmlich an, in diesem speziellen Fall ganz tief in die Materie einzusteigen und mich selbst auf meinen Weg zu machen. Wer jetzt erwartet, das ich ausführlich darüber berichte, was mir auf diesem Weg alles begegnet ist und wie sich das im Einzelnen auf mein weiteres Leben ausgewirkt hat, den muss ich leider enttäuschen; dafür ist vieles einfach zu persönlich. Aber ich kann wirklich sagen, dass Quest etwas für mich bewegt und dass es mein Leben bereichert hat. Es hat mir dabei geholfen, bestimmte Zusammenhänge in meinem eigenen Leben besser einordnen zu können. Und ich verstehe heute auch besser, warum Menschen in meinem Umfeld manches einfach tun müssen, selbst wenn andere die Hände über den Kopf zusammenschlagen und sagen: „Wie kann sie nur!“ – Wer seinen Ruf hört, muss sich früher oder später auf den Weg machen.

 

Alles beim Alten: Was sich auch bei Quest 2.0 nicht ändert

Und nun steht also eine neue Quest-Staffel an; am 25.9.2012 beginnt die Anmeldung. Seit den ersten Quest-Seminaren vor neun Jahren ist viel Bewährtes erhalten geblieben. Immer noch orientiert sich das Seminar an der Heldenreise à la Campbell: Man zieht Bilanz seiner aktuellen Lebenssituation, hört dann im zweiten Schritt seinen Ruf. Wenn man sich entschieden hat, dem Ruf zu folgen, macht man sich auf den Weg, um das im Ruf erkannte Lebensziel umzusetzen und sucht sich die dafür nötige Unterstützung. Die braucht man auch, denn unterwegs begegnet einem der Drache, ein sehr herausfordernder Zeitgenosse. Ist die Begegnung mit dem Drachen bestanden, findet der Reisende heraus, was in ihm selbst das Wesentliche ist, das Elixier. Mit diesem kehrt er von seiner Reise zurück und realisiert sein Ziel.

Es muss nun niemand einen hektischen Parforceritt befürchten, auch wenn meine superknappe Zusammenfassung das nahelegt. Selbstverständlich gibt es im Seminar genügend Zeit und Unterstützung, um alle Punkte gründlich zu bearbeiten.

 

Viele Neuigkeiten: Was sich bei Quest 2.0 ändert

Natürlich haben sich im Lauf der Jahre auch einige Dinge geändert; Quest ist quasi mit zunehmender Erfahrung weiter gewachsen. Einige der wesentlichen Neuerungen bei „Quest 2.0“ sind:

1. Die Arbeit mit der inneren Stimme: Es werden sehr wirkungsvolle Techniken vermittelt, mit der inneren Stimme, der eigenen intuitiven Intelligenz in Kontakt zu treten und herauszufinden, worin die eigene Berufung besteht.

2. Quest 2.0 liefert außerdem konkrete Strategien und Vorgehensweisen, Geschäftsideen aus dem Ruf heraus zu entwickeln, für wenig Geld am Markt zu testen und zu realisieren. Es geht also darum, wie der Beruf im wahrsten Sinne des Wortes zur Berufung werden kann. –  Wer eine Kostprobe genau zu diesem Thema haben möchte, wird hier fündig.

Wie immer werden die einzelnen Lernschritte durch Webkonferenzen (Liveunterricht im Internet) und zahlreiche Materialien unterstützt: Audio- und Videomitschnitte sowie PDF-Dateien.

 

Zum guten Schluss: Ich kann Quest – auch in der 2.0-Version – nur jedem wärmstens ans Herz legen. Wer die Tätigkeit, die ihm wirklich wichtig ist, zu seinem Brotberuf machen möchte, findet genügend konkrete Ansatzpunkte dafür, seinen Traum wahr werden zu lassen. Und natürlich empfehle ich ganz dringend, das wunderbare Buch zu lesen. Weitere Informationen gibt es hier.