Beiträge

Produktivitätscheck im Homeoffice

Wo bleibt die Arbeitszeit?

Von Rositta Beck

Für mich ist es ein Privileg, auch im Homeoffice arbeiten zu können. Durch dieses Arbeitszeitmodell kann ich Privates und Geschäftliches besser miteinander vereinbaren und die jeweiligen Pflichten, die es zu erledigen gilt, leichter erfüllen. Auch meine Produktivität erhöhe ich auf diese Weise, da es weniger Unterbrechungen von außen gibt. Doch wie viel Zeit im Büro verbringe ich tatsächlich mit Geschäftlichem? Wie viel meiner Bürozeit schmilzt durch „schnell mal Spülmaschine einräumen, Waschmaschine anstellen …“ – also Privates? Das wollte ich genau wissen und nahm das Homeoffice-Modell einmal genauer unter die Lupe. Mein Fazit: Es gibt gute Gründe, warum es trotz technischer Möglichkeiten nicht zu einem Massenphänomen wird. Ein Grund ist: Es braucht ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin und Selbstführung. Wenn Sie Homeoffice betreiben oder mit dem Gedanken spielen, es zukünftig für sich zu nutzen, finden Sie hier einige Tipps, damit das Arbeiten von zu Hause ein Erfolg wird:

Beck-Buero_X.indd

Die Vorbereitung

  1. Tipp: Planen und arbeiten Sie in „Blöcken“.

Das Bündeln von gleichartigen Aufgaben zählt zu den Methoden effizienter Arbeitsorganisation. Rüstzeiten fallen weg, da Programme bereits gestartet sind und auch der Kopf „gerüstet“ ist. Zu meinen Aufgabenpaketen im Homeoffice zählen

  • Angebote/Konzeptionen von Veranstaltungen,
  • Vorbereitungen von Beratungen, Coachings und Seminaren,
  • Marketingaktivitäten,
  • Produktentwicklung,
  • E-Mailmanagement sowie
  • Literatur, eigene Weiterbildung und Planung.
  1. Tipp: Nutzen Sie Farben für mehr Übersicht in Ihrer Aufgabenliste und im Kalender.

Vergeben Sie für jede Tätigkeit eine Farbe. Über Outlook heißt diese Funktion „Kategorien“. Neben der Farbe wird auch der Name der Tätigkeit angezeigt. Dieselbe Farbe kann mehrfach vergeben werden, beispielsweise Gelb für alle Aktivitäten rund um das Marketing (Blogbeitrag, Newsletter, Homepage-Texte …). Das erleichtert die Planung, da die farbigen Blöcke leicht zu finden und damit zu kombinieren sind.

  1. Tipp: Legen Sie am Vortag fest, was Sie am nächsten Arbeitstag erledigen.

Notieren Sie alle Aufgaben und priorisieren Sie Ihre Liste. Schätzen Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie einsetzen werden. Mit der Frage „Wie viel ist die Aufgabe zeitlich wert?“ prüfe ich Aufwand und Nutzen. Nach Michael Gerber (2002) unterscheide ich zusätzlich Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben. Bei Letzteren geht es um die Arbeit am statt im Unternehmen. Diese Aufgaben haben einen besonders hohen Wert/Nutzen für mich. Legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie für Privates einplanen möchten.

 

Die Durchführung

  1. Tipp: Tracken Sie Ihre Aktivitäten.

Um eine Tagesauswertung zu erhalten, hatte ich mir zunächst einige Apps auf das Smartphone geladen. Keine so richtig gute Idee, denn da tauchen auch gerne Ablenkungen wie WhatsApp oder SMS auf. Ein Programm für die Erfassung unterschiedlicher Aktivitäten über den PC vergaß ich oft, da das entsprechende Fenster hinter der Anwendung lag.

Meine Lösung fand ich im ZEI Timeluar. Er sieht aus wie ein Würfel und hat acht beschreibbare Flächen. Es gibt auch vorbereitete Aufkleber mit Piktogrammen. Über Bluetooth ist der ZEI mit dem PC verbunden. Sobald ich die entsprechende Fläche nach oben lege, führt er Buch über meine Aufgabenart und -dauer.

Wuerfel_20180502_172424

Wie einfach man den ZEI Timeluar anwendet, ist in diesem Video erklärt. Es gibt auch eine App für Android und IOS Smartphones. So ist auch das Tracken abseits des Schreibtisches möglich.

 

Die Auswertung

  1. Tipp: Werten Sie Ihren Arbeitstag aus.

Unliebsamen Aufgaben weichen Menschen ja gerne aus. Der ZEI Timeluar hat mir das Tracking meiner Arbeitszeit sehr leicht gemacht. Gut ablesbar war mein Ausweichmanöver vor der Tageskröte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). „Spontan“ lockte mich das Schreiben eines Artikels weg von ihr. Meine eigene Entschuldigung: Ein Artikel ist für das Marketing wichtig und den einen habe ich ja schnell aufgesetzt! Dachte ich! Am Ende des Tages blieb die DSGVO-Aufgabe unerledigt übrig. Machen Sie sich also nichts vor: Die Tageskröte wird Sie so lange verfolgen, bis Sie sie in Angriff nehmen – oder sinnvoll delegieren! (In meinem Fall freute sich eine externe Beraterin. Das war ich mir wert!)

Kommen auch Sie sich auf die Schliche. Stellen Sie sich diese Fragen und leiten Sie daraus Lösungen ab:

  • Wann und durch was bin ich vom Tagesplan abgewichen?
  • Wann habe ich eine Aufgabe angefangen?
  • Durch was wurde die aktuell begonnene Aufgabe unterbrochen?
  • Um welche Uhrzeit kamen die meisten Telefonate herein?
  • Welche Aufgabe habe ich spontan vorgezogen?
  • Mit was habe ich mich länger befasst als geplant?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben?
  • Wie viel Zeit nutzte ich für private Aktivitäten wirklich?
  1. Tipp: Feiern Sie sich für das Erreichte des Tages

Ein Blick auf meinen ZEI und ich kenne mein Zeit-Guthaben beispielsweise für Privates. Ich weiß jetzt, wie viel Zeit mich ein Artikel wirklich kostet und wie viele Stunden ich geschäftlich gearbeitet und privat genutzt habe. Guten Gewissens schließe ich meine Homeoffice-Bürotür, nachdem ich Tipp 3 umgesetzt habe. Yogamatte – ich komme!

Über die Autorin:

Coach Büroorganisation Coaching Arbeitsorganisation Prozesse

Coach Büroorganisation Coaching Arbeitsorganisation Prozesse

Rositta Beck spezialisiert sich mit ihrem Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen auf Erfolgsstrukturen in der Büro- und Arbeitsorganisation. Seit 1999 zählen neben Büro-Check-Up und Vor-Ort-Beratung auch Seminare, Arbeitsplatz-Coachings, Webinare und Vorträge zum Angebot. Alles gewürzt mit einer Prise Humor. Mehr über Rositta Beck auf www.denkvorgang.com und www.arbeitsplatz-coaching.de.

2017 erschien ihr Buch Büro-Effizienz in zweiter Auflage im Junfermann-Verlag.

***

Literatur

Gerber, Michael (2002): Das Geheimnis erfolgreicher Firmen. Warum die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nicht funktionieren und was Sie dagegen tun können. ACCORD Unternehmensentwicklungsgesellschaft.

 

Der erste Coaching-Kalender bei Junfermann: Begleiter, Mutmacher und Ideenquelle

„Time flies!“ heißt es im Englischen, die Zeit vergeht wie im Fluge. Und das scheint für den Kalendermarkt im Besonderen zu gelten: Während wir noch nicht einmal 2016 zur Hälfte geschafft haben, sind die Kalender für 2017 schon fertig. Die gute Nachricht: Diesmal ist Junfermann mit von der Partie! Ab heute ist er nämlich im Handel erhältlich, unser erster Coaching-Kalender: Einfach ICH!

Im Interview erzählt uns die Autorin Iris Meier, was Selbstcoaching-Fans von dem Kalender erwarten können.   

 

Der Coaching-Kalender Einfach ICH! soll Menschen nicht nur als gewöhnliche Erinnerungshilfe durch das Jahr begleiten, sondern auch durch Übungen und Gedankenanstöße zu deren Entwicklung beitragen. Wie sind Sie auf die Idee gekommen, solch einen Kalender selbst zu entwerfen?

Schon während der Ausbildung zum Coach kam mir die Idee, einen kleinen, praktischen Coaching-Ratgeber zu erstellen, weil die teilweise mit theoretischem Wissen zu prall gefüllten Lehrbücher eher demotivierend als inspirierend auf mich wirkten. So viel komprimiertes Wissen auf einmal: Nach drei Tagen waren die guten Vorsätze nach besserem Selbstmanagement vorbei.

Als ich meine Notizen vor einiger Zeit wiedergefunden habe, kam mir der Gedanke, ein Tagebuch in Form eines Coaching-Kalenders mit anregenden Texten und Bildern sowie dazu passenden, praktischen Übungen zu gestalten. Aus Erfahrung weiß ich, dass es manchmal nur einen kleinen Schubs braucht, um das Boot in Fahrt zu bringen oder die Richtung zu ändern. Um im Bild zu bleiben: Das „Logbuch“ soll ständiger Begleiter, Mutmacher, Klagemauer und Ideenquelle sein – für jeden Leser ganz nach den individuellen Bedürfnissen nutzbar. Auf dem persönlichen Lebensweg, Woche für Woche.

 

Die jeweiligen Coaching-Abschnitte sind einerseits nach Themen wie Beziehung, Gesundheit, Finanzen sortiert, andererseits richten sie sich nach den vier Jahreszeiten. Diese saisonale Schwerpunktsetzung ist im Bereich Coaching etwas Ungewöhnliches, oder? Was hat es damit auf sich?

Da es ja eine Agenda ist, führt der Coaching-Kalender die Leser durchs ganze Jahr, und viele Lebensthemen sind auch jahreszeitlich bestimmt. Denken wir an den Frühling, da steht wahrscheinlich das Thema Fitness und gesunde Ernährung bei vielen im Vordergrund. Im Sommer, der großen Urlaubszeit, werden Pläne für Ferien geschmiedet. Dazu habe ich kleine Selbstcoaching-Sequenzen geschrieben, die zum Nachdenken und Ausprobieren anregen.

 

Nach welchen Kriterien/mit welchen Absichten haben Sie die Übungen und Inhalte ausgewählt? Richten Sie sich damit an eine ganz bestimmte Zielgruppe, oder denken Sie, dass die Übungen für jeden geeignet sind?

Analog des Lebensrads stehen pro Quartal die folgenden sechs Lebensbereiche im Fokus: Geist & Seele, Körper & Gesundheit, Beziehungen, Beruf & Karriere, Finanzen und Erholung, Spaß & Freizeit. Die Idee ist, dass jeder Leser/jede Leserin in irgendeinem Abschnitt sein/ihr Thema und Denkanstöße dazu findet. Den eigenen Leitfaden, das eigene Drehbuch zu schreiben, gleichzeitig Regie zu führen und Hauptdarsteller zu sein, dabei zu lernen, sich selbst besser zu verstehen und persönliche Erfolge zu feiern und trotz Misserfolgen das Ziel nicht aus den Augen lassen: Darum geht’s bei diesem Coaching-Kalender. Er ist für alle Leser geeignet, die mehr von dem erhalten möchten, was ihnen wichtig ist, und bereit sind, einen Schritt mehr zu tun als bisher.

 

Was ist Ihrer Ansicht nach das Wichtigste für ein erfolgreiches Selbstcoaching?

Ein Selbstcoaching ist immer nur dann sinnvoll, wenn jemand sein Verhalten oder die Situation än­dern will und nach neuen Lösungen sucht, weil man z. B. nicht mehr mit seinen Werten im Einklang ist, seine Bedürfnisse nicht mehr erfüllt sind, die Konflikte nicht mehr auszuhalten sind oder man in einer Sackgasse gelandet ist. Gerade wenn wiederholte Problem-Lösungsversuche nicht funktionieren, lohnt es sich zu überlegen, ob man nicht etwas völlig anderes anpeilen sollte, vielleicht sogar etwas zunächst absurd Erscheinendes und aus der Luft Gegriffenes.

 

Eigentlich könnte man im Zeitalter von Smartphone, Tablet und Co. vermuten, dass der klassische Terminkalender antiquiert wirkt und bald ganz überflüssig wird. Der Markt zeigt aber den gegenteiligen Trend. „Analoge“ Kalender sind nach wie vor gefragt. Wie erklären Sie sich das?

Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Tasten – das sind die klassischen 5 Sinne des Menschen. Mit dem Gebrauch des Kalenders werden zwar nur „Sehen“ und „Tasten“ abgedeckt, doch gerade das haptische Erleben, wie am Papier riechen, die Agenda anfassen, blättern, die Bilder betrachten, bringt einem den Kalender näher, macht ihn persönlicher als eine elektronische Agenda. Die eigenen Überlegungen können so besser gebündelt werden, denn nichts bringt so viel Ordnung in die Gedanken wie das Schreiben von Hand. Das schwarze Notizbuch von Moleskine ist gerade wieder im Trend!

 

Sie sind Diplom-Graphologin und haben regelmäßig Veranstaltungen zum Thema Graphologie. Was sagt denn die Handschrift über einen Menschen aus? Kann man da generelle Aussagen treffen?

Als Graphologin und Coach stelle ich in Beratungsgesprächen immer wieder fest, dass die meisten Menschen ein ganz persönliches Verhältnis zu ihrer Handschrift haben, weil sie instinktiv spüren, dass die Schrift mit der eigenen Wesensstruktur im Zusammenhang steht. Tatsächlich spiegelt sie die Innenwelt (z. B. Intellekt, Gefühle, Belastbarkeit etc.) und kann helfen, das eigene Potenzial besser zu erkennen und für sich zu nutzen, aber auch unbekannte Schattenseiten ans Licht zu bringen, wenn man bereit ist, den Schleier ein wenig zu lüften. Ich bin selber oft erstaunt, wie viel schon ein paar von Hand geschriebene Zeilen über den Charakter verraten.

 

Was erhoffen Sie sich für die Leser, die den Kalender kaufen? Was möchten Sie ihnen mit auf den Weg geben?

Sich täglich, wenn auch nur fünf Minuten, in sich selber zurückziehen, auf sich selber besinnen. Was ist gut gelaufen? Was nicht? Weshalb? Was könnte ich verbessern? Wozu? Sich selber annehmen, so, wie man ist, ohne allzu große Selbstkritik. Nicht sinnlos kämpfen, sondern Geduld und Achtsamkeit üben. Erfolge feiern. Auch immer wieder neue Ziele setzen, mit kleinen Schritten beginnen und dabei das große Ganze nicht aus den Augen verlieren, sich nicht vor Veränderungen verschließen. Mutiger sein und nicht vergessen: Man lebt nur einmal!

 

Der zweite Kalender für 2018 ist ja bereits in Arbeit. Was wird inhaltlich anders sein im Vergleich zum Kalender 2017?

Auch im zweiten Kalender geht es darum, das eigene Wahrnehmungsfeld zu erweitern, Verständnis für andere Menschen und ihre Handlungsweisen zu entwickeln, Ressourcen zu nutzen und eigene Kräfte zu aktivieren, um sich selbst zu helfen, auf eigene Lösungen zu kommen und mehr Zufrieden­heit zu erlangen. Die Rahmenbedingungen sind gleich, die Inhalte sind neu, ein inspirierender Mix aus Wissen, praktischen Übungen für den Alltag und Fragen, die zum Nachdenken anregen.

 

Vielen Dank, Frau Meier!

 

MeierIris Über die Autorin:

Iris Meier, dipl. Graphologin VDG und dipl. Coach SCA/CAS, ist seit 2006 als schriftpsychologische Expertin und Coach in selbstständiger Position für Einzelpersonen in verschiedenen geschäftlichen und privaten Bereichen tätig. Sie bietet hauptsächlich Begleitung bei Standortbestimmung, Bewerbung, Laufbahn- und Karriereplanung an, hält Referate und bietet Sprechstunden zum Thema Graphologie an. Iris Meier ist verheiratet und wohnt in der Schweiz im Kanton Zug.

Weitere Informationen erhalten Sie hier.