Damit Meetings nicht zum Zeitdieb werden

Mehr Zielorientierung und Motivation in Besprechungen

Von Stefanie Hecker

Endlosdiskussionen, die zu keinem Ergebnis führen, Entscheidungen, die wieder und wieder vertagt werden, Kollegen, die sich am liebsten selber reden hören … – Diese Aufzählung können Sie wahrscheinlich um eigene frustrierende Meeting-Erfahrungen ergänzen, oder?

Ich selbst habe am Anfang meines Berufslebens als Referentin Protokolle über diese Art von Sitzungen schreiben müssen. Als Berufsanfängerin der totale Horror. Und schon damals fragte ich mich, ob es nicht zielgerichteter zugehen könnte.

Eine Studie aus dem Jahr 2016 (nach Groll 2016) belegt, dass Mitarbeiter im Durchschnitt pro Woche (!) mindestens einen halben Tag in unproduktiven Meetings verbringen, Führungskräfte sogar einen ganzen Tag.

Nachdem mich Teilnehmende in meinen Zeitmanagement-Seminaren immer wieder auf genau dieses Problem ansprachen und um Lösungen baten, fasste ich den Entschluss, dem „Meeting-Problem“ systematisch auf die Schliche zu kommen, zu klären, warum Meetings eigentlich so unbeliebt geworden sind, und was man dagegen tun kann. Herausgekommen ist mein Buch Meetings und Besprechungen lebendig gestalten.

Eine meiner ernüchterndsten Erkenntnisse, die ich aufgrund meiner Recherchen für dieses Buch erwarb, war, dass sich in Meetings noch immer die Beteiligten durchsetzen, die die dominanteste Körpersprache haben, und nicht die mit den besten Argumenten. Kein Unternehmen, keine Institution kann so jemals besser werden!

 

 

 

 

 

Um es kurz zu machen: Es gibt Wege aus der Besprechungsfalle! Folgende vier Faktoren bilden den Kern einer lebendigen und effektiven Meetingkultur:

  1. Beteiligung,
  2. Ergebnisse,
  3. Dramaturgie und
  4. Abschluss.

Sie sind der Schlüssel zu fruchtbarem – das heißt: zielorientiertem – Austausch.

Die „Hauptrolle“ kommt dabei dem Faktor Beteiligung zu. Denn damit geht die Misere oft schon los: Wer sollte überhaupt anwesend sein? Braucht ein Meeting Zuhörer? Ich meine: Nein! Es sollten nur MitarbeiterInnen eingeladen werden, die auch einen Beitrag zum Thema und der Zielerreichung leisten können. Teilnehmende müssen sich aktiv am Geschehen beteiligen können. Wer nur stillschweigend dabeisitzt, weil sein oder ihr Fachgebiet nur gestreift wird, kann seine Zeit wirklich besser nutzen! Ein Protokoll im Anschluss der Sitzung reicht dann allemal.

Aber wie holt man die introvertierten KollegInnen geschickt ab, die aus dem Ring steigen, sobald die „Alphas“ ihren Auftritt haben? Für die Stillen unter uns gibt es nichts Schlimmeres, als unvorbereitet mit der Frage „Herr Müller, was sagen Sie denn dazu?“ überrumpelt zu werden.

Verschiedene Moderationstechniken wie etwa die Blitzlichtfrage können da Abhilfe schaffen: Es handelt sich beim Blitzlicht um eine allgemeine (offene) Frage, die die Besprechungsleitung zu Beginn, im Verlauf oder zum Ende eines Meetings allen Teilnehmenden stellt. Beispiele für solche Fragen sind etwa:

  • „Das heutige Meeting möchte ich mit einer Frage an Sie beginnen: Wie schätzen Sie die aktuelle Lage bezüglich XY ein?“
  • „Welche Themen beschäftigen Sie im Moment?“
  • „Wie ist Ihre Meinung zum Thema XY?“

Gewartet wird, bis alle geantwortet haben. So werden auch die introvertierten MitarbeiterInnen einbezogen, und zwar ganz ohne „Vorführeffekt“. Und nebenbei werden die Wortführer in ihrer Raum einnehmenden Präsenz in Zaum gehalten.

Gerade darüber habe ich mir viele Gedanken gemacht: Wie geht man eigentlich mit Alpha-Tieren im Meeting um? Es wäre unklug, sie vor versammelter Mannschaft in ihre Schranken zu weisen. Aber sie beständig wieder einzufangen, das ist – aus meiner Erfahrung – eine weitere notwendige Aufgabe der Besprechungsleitung. Manchmal hilft auch ein wertschätzendes, aber deutliches Vier-Augen-Gespräch, in dem ihre Energie kanalisiert wird. Glauben Sie mir: Ihre MeetingteilnehmerInnen werden es Ihnen danken!

Die primäre Aufgabe der Besprechungsleitung ist es also, dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten ihre Expertise einbringen können, Ergebnisse erarbeiten und an einer gemeinsamen Zielerreichung mitwirken können und wollen. Denn im Kontext einer komplexer werdenden Arbeitswelt wird das Zulassen vielschichtiger Meinungen unverzichtbar und kann zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Auch steigt so die Motivation zur Beteiligung an einer Besprechung mühelos.

Doch nicht immer hat man das Geschehen in einer Besprechung selbst in der Hand, werden Sie einwenden. Als Eingeladener ist man manchmal ja der Besprechungsleitung ausgeliefert. Ist das wirklich so? Ich kann Ihnen versichern, es gibt immer eine Möglichkeit, aktiv mitzugestalten. In meinem Buch habe ich am Ende jedes Kapitels die wichtigsten Tipps und Vorgehensweisen aus beiden Perspektiven zusammengestellt:

  1. Was kann ich in der Rolle der Besprechungsleitung tun?
  2. Wie kann ich als betroffener Teilnehmer/betroffene Teilnehmerin eine ziellose Sitzung aktiv lenken?

Wenn Sie, hoffentlich inspiriert von den Tipps und Tricks aus dem Buch, Ihre Besprechungen auf den Prüfstand stellen, werden Sie feststellen, dass gut strukturierte Meetings, in denen alle TeilnehmerInnen eingebunden sind, schneller zu fundierten Resultaten führen. Der höhere Aufwand für die Vorbereitung zahlt sich doppelt aus: Langfristig werden Sie weniger Meetings haben, zu denen die Teilnehmenden motivierter erscheinen. Die vier von mir vorgestellten Erfolgsfaktoren dienen also einem höheren Zweck: Bessere Resultate – weniger Meetings! Mehr Zeit für die (noch) schöneren Dinge im Leben!

 

 

Über die Autorin:

Stefanie Hecker ist Diplom-Geographin und Personalentwicklerin. Zunächst war sie als Referentin in der internationalen Wirtschaftsförderung tätig, später erfolgte die akademische Weiterbildung zur Personalentwicklerin. Seit 2000 arbeitet sie als Trainerin für Kommunikation, Konfliktmanagement und Moderation von Besprechungen. Ihr Spezialgebiet sind Zeitmanagement und Selbstorganisation. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

 

Quelle:

Groll, T. (2016): „Meetings: Überflüssige Arbeitstreffen kosten einen halben Arbeitstag pro Woche“. Zeit online vom 21.12. Einzusehen unter https://www.zeit.de/karriere/2016-12/meetings-arbeitszeit-verlust-studie

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