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Podcast-Folge 58: Apropos … Arbeit und Gesundheit!

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Wie wichtig eine gesunde Psyche am Arbeitsplatz ist, wissen wir spätestens seit Corona: plötzlich Homeoffice, Mehrfachbelastungen durch Haushalt, Kinder, Arbeit, aber auch ungleiche Bezahlung von Männern und Frauen, Mobbing, schlechte Führung. Krankenkassenreports berichten regelmäßig davon, dass krankheitsbedingte Fehlzeiten zunehmend psychische Ursachen haben. – Was aber tut mein Unternehmen eigentlich für mich? Wie ist mein Arbeitsumfeld? Wann ist eine Arbeitsatmosphäre schlecht? Wie viel hängt von der Führungskraft und meinem oder meiner unmittelbaren Vorgesetzten ab?

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Corona-Tagebuch, Teil 6: Was wir gerade aus der Krise lernen

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Von Simone Scheinert

Es war ein komisches Gefühl, am Abend des 17. März den Verlag zu verlassen. Ich hatte schon einen Home-Office-Arbeitsplatz, da ich jeden Freitag von zuhause aus arbeite. Aber zu wissen, dass man auf unbestimmte Zeit nicht in den Verlag kommt, die Kolleg*innen so schnell nicht persönlich wiedersieht und dass gar nicht klar ist, wie das alles ausgeht – das war unheimlich und hatte nichts von dem erhebenden Gefühl, mit dem man sonst in den Urlaub geht, im Gegenteil. Ganz schnell hab ich als Botschaft, für alle, die weiter in den Verlag kommen, abends noch aufs Whiteboard geschrieben: Bitte gießt gelegentlich meine Blümchen! Und kam mir dabei vor, als ginge ich mindestens in Rente und nicht ins Home-Office.

Nach gut zwei Wochen Arbeit zuhause kann ich eine erste, vorsichtige Bilanz ziehen. Das Arbeiten von zuhause aus hat bislang besser funktioniert, als wir alle dachten. Denn, ganz ehrlich, so richtig vorbereitet waren wir nicht. Es gab insgesamt nur drei Heim-Arbeitsplätze mit Serverzugriff – einer davon ist meiner. Also habe ich mich zunächst mal hauptsächlich um die Bearbeitung unserer Webshop-Bestellungen gekümmert und Rechnungen geschrieben, was ich im Verlag nur als Urlaubsvertretung oder bei unserer Sparbuch-Aktion aushilfsweise getan habe.

Andere Dinge, die wir normalerweise im Team besprechen und entscheiden, konnten wir über eine Dropbox besser als erwartet lösen. Wir telefonieren, haben eine Verlags-Whatsapp-Gruppe, wir zoomen, wir skypen (und bekommen dabei interessante Einblicke in die Wohnungen der Kollegen 😊) … es läuft, und es läuft diszipliniert und gut.

Im meinem Hauptbereich Marketing ist derzeit alles anders. Ich weiß nicht, ob die Zeitschriften, in denen wir normalerweise Anzeigen schalten, am Ende des Jahres noch da sind. Ich weiß nicht, ob die Geschäftspartner, die Coaches, die Trainer, die Therapeuten mit denen wir zu tun haben, diese Krise gut überstehen. Ich hoffe es von Herzen.

Alle, nicht nur die Verlage, müssen jetzt stärker aufs Budget achten. Anzeigenbuchungen werden storniert, Veranstaltungen sind abgesagt, es wird keine Büchertische geben. Eingetretene Pfade sind plötzlich nicht mehr begehbar. Wir müssen kreative Wege finden und uns gegenseitig helfen und unterstützen. Das Denken ändert gerade die Richtung – wie gut, dass der Kopf rund ist!

Und dann ist da ja noch unsere Zeitschrift „Praxis Kommunikation“. Gerade entsteht Ausgabe 2, die Ende April erscheinen soll. Praxis Kommunikation bekommt gerade eine ganz neue Bedeutung – denn alle Absprachen, die ich mit meinem Kollegen aus der Grafik sonst direkt treffe, machen wir jetzt telefonisch. Die Layouts können wir diesmal nicht direkt gemeinsam am Monitor begutachten. Also müssen wir mailen, telefonieren, pdfs hin- und herschicken, pragmatische Lösungen finden und nochmal telefonieren. Uns immer wieder verständigen. Das Beste daran: Es funktioniert! Auch ohne Präsenz und mit Social Distancing. Es wird ein schönes Heft werden, und das freut mich gerade noch viel mehr als sonst.

Ich lerne etwas, trotz all dem Elend, das die Corona-Krise über die Welt bringt: Wir Menschen sind flexibel. Wir finden Lösungen und verlassen unsere gewohnten Muster, wenn es drauf ankommt. Wir sind, trotz aller Unterschiede, ein Team mit dem gleichen Ziel. Die kleine Perfektionistin in mir lernt gerade übrigens: Manchmal ist „gut genug“ auch wirklich gut, mehr braucht es nicht.

Jetzt kratzt unser Kater an der Terrassentür und will ins Haus – wenigstens das ist noch wie immer!

Produktivitätscheck im Homeoffice

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Wo bleibt die Arbeitszeit?

Von Rositta Beck

Für mich ist es ein Privileg, auch im Homeoffice arbeiten zu können. Durch dieses Arbeitszeitmodell kann ich Privates und Geschäftliches besser miteinander vereinbaren und die jeweiligen Pflichten, die es zu erledigen gilt, leichter erfüllen. Auch meine Produktivität erhöhe ich auf diese Weise, da es weniger Unterbrechungen von außen gibt. Doch wie viel Zeit im Büro verbringe ich tatsächlich mit Geschäftlichem? Wie viel meiner Bürozeit schmilzt durch „schnell mal Spülmaschine einräumen, Waschmaschine anstellen …“ – also Privates? Das wollte ich genau wissen und nahm das Homeoffice-Modell einmal genauer unter die Lupe. Mein Fazit: Es gibt gute Gründe, warum es trotz technischer Möglichkeiten nicht zu einem Massenphänomen wird. Ein Grund ist: Es braucht ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin und Selbstführung. Wenn Sie Homeoffice betreiben oder mit dem Gedanken spielen, es zukünftig für sich zu nutzen, finden Sie hier einige Tipps, damit das Arbeiten von zu Hause ein Erfolg wird:

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Die Vorbereitung

  1. Tipp: Planen und arbeiten Sie in „Blöcken“.

Das Bündeln von gleichartigen Aufgaben zählt zu den Methoden effizienter Arbeitsorganisation. Rüstzeiten fallen weg, da Programme bereits gestartet sind und auch der Kopf „gerüstet“ ist. Zu meinen Aufgabenpaketen im Homeoffice zählen

  • Angebote/Konzeptionen von Veranstaltungen,
  • Vorbereitungen von Beratungen, Coachings und Seminaren,
  • Marketingaktivitäten,
  • Produktentwicklung,
  • E-Mailmanagement sowie
  • Literatur, eigene Weiterbildung und Planung.
  1. Tipp: Nutzen Sie Farben für mehr Übersicht in Ihrer Aufgabenliste und im Kalender.

Vergeben Sie für jede Tätigkeit eine Farbe. Über Outlook heißt diese Funktion „Kategorien“. Neben der Farbe wird auch der Name der Tätigkeit angezeigt. Dieselbe Farbe kann mehrfach vergeben werden, beispielsweise Gelb für alle Aktivitäten rund um das Marketing (Blogbeitrag, Newsletter, Homepage-Texte …). Das erleichtert die Planung, da die farbigen Blöcke leicht zu finden und damit zu kombinieren sind.

  1. Tipp: Legen Sie am Vortag fest, was Sie am nächsten Arbeitstag erledigen.

Notieren Sie alle Aufgaben und priorisieren Sie Ihre Liste. Schätzen Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie einsetzen werden. Mit der Frage „Wie viel ist die Aufgabe zeitlich wert?“ prüfe ich Aufwand und Nutzen. Nach Michael Gerber (2002) unterscheide ich zusätzlich Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben. Bei Letzteren geht es um die Arbeit am statt im Unternehmen. Diese Aufgaben haben einen besonders hohen Wert/Nutzen für mich. Legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie für Privates einplanen möchten.

 

Die Durchführung

  1. Tipp: Tracken Sie Ihre Aktivitäten.

Um eine Tagesauswertung zu erhalten, hatte ich mir zunächst einige Apps auf das Smartphone geladen. Keine so richtig gute Idee, denn da tauchen auch gerne Ablenkungen wie WhatsApp oder SMS auf. Ein Programm für die Erfassung unterschiedlicher Aktivitäten über den PC vergaß ich oft, da das entsprechende Fenster hinter der Anwendung lag.

Meine Lösung fand ich im ZEI Timeluar. Er sieht aus wie ein Würfel und hat acht beschreibbare Flächen. Es gibt auch vorbereitete Aufkleber mit Piktogrammen. Über Bluetooth ist der ZEI mit dem PC verbunden. Sobald ich die entsprechende Fläche nach oben lege, führt er Buch über meine Aufgabenart und -dauer.

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Wie einfach man den ZEI Timeluar anwendet, ist in diesem Video erklärt. Es gibt auch eine App für Android und IOS Smartphones. So ist auch das Tracken abseits des Schreibtisches möglich.

 

Die Auswertung

  1. Tipp: Werten Sie Ihren Arbeitstag aus.

Unliebsamen Aufgaben weichen Menschen ja gerne aus. Der ZEI Timeluar hat mir das Tracking meiner Arbeitszeit sehr leicht gemacht. Gut ablesbar war mein Ausweichmanöver vor der Tageskröte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). „Spontan“ lockte mich das Schreiben eines Artikels weg von ihr. Meine eigene Entschuldigung: Ein Artikel ist für das Marketing wichtig und den einen habe ich ja schnell aufgesetzt! Dachte ich! Am Ende des Tages blieb die DSGVO-Aufgabe unerledigt übrig. Machen Sie sich also nichts vor: Die Tageskröte wird Sie so lange verfolgen, bis Sie sie in Angriff nehmen – oder sinnvoll delegieren! (In meinem Fall freute sich eine externe Beraterin. Das war ich mir wert!)

Kommen auch Sie sich auf die Schliche. Stellen Sie sich diese Fragen und leiten Sie daraus Lösungen ab:

  • Wann und durch was bin ich vom Tagesplan abgewichen?
  • Wann habe ich eine Aufgabe angefangen?
  • Durch was wurde die aktuell begonnene Aufgabe unterbrochen?
  • Um welche Uhrzeit kamen die meisten Telefonate herein?
  • Welche Aufgabe habe ich spontan vorgezogen?
  • Mit was habe ich mich länger befasst als geplant?
  • Wie ist das Verhältnis zwischen Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben?
  • Wie viel Zeit nutzte ich für private Aktivitäten wirklich?
  1. Tipp: Feiern Sie sich für das Erreichte des Tages

Ein Blick auf meinen ZEI und ich kenne mein Zeit-Guthaben beispielsweise für Privates. Ich weiß jetzt, wie viel Zeit mich ein Artikel wirklich kostet und wie viele Stunden ich geschäftlich gearbeitet und privat genutzt habe. Guten Gewissens schließe ich meine Homeoffice-Bürotür, nachdem ich Tipp 3 umgesetzt habe. Yogamatte – ich komme!

Über die Autorin:

Coach Büroorganisation Coaching Arbeitsorganisation Prozesse

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Rositta Beck spezialisiert sich mit ihrem Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen auf Erfolgsstrukturen in der Büro- und Arbeitsorganisation. Seit 1999 zählen neben Büro-Check-Up und Vor-Ort-Beratung auch Seminare, Arbeitsplatz-Coachings, Webinare und Vorträge zum Angebot. Alles gewürzt mit einer Prise Humor. Mehr über Rositta Beck auf www.denkvorgang.com und www.arbeitsplatz-coaching.de.

2017 erschien ihr Buch Büro-Effizienz in zweiter Auflage im Junfermann-Verlag.

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Literatur

Gerber, Michael (2002): Das Geheimnis erfolgreicher Firmen. Warum die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nicht funktionieren und was Sie dagegen tun können. ACCORD Unternehmensentwicklungsgesellschaft.