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Wo bleibt die Arbeitszeit?

Von Rositta Beck

Für mich ist es ein Privileg, auch im Homeoffice arbeiten zu können. Durch dieses Arbeitszeitmodell kann ich Privates und Geschäftliches besser miteinander vereinbaren und die jeweiligen Pflichten, die es zu erledigen gilt, leichter erfüllen. Auch meine Produktivität erhöhe ich auf diese Weise, da es weniger Unterbrechungen von außen gibt. Doch wie viel Zeit im Büro verbringe ich tatsächlich mit Geschäftlichem? Wie viel meiner Bürozeit schmilzt durch „schnell mal Spülmaschine einräumen, Waschmaschine anstellen …“ – also Privates? Das wollte ich genau wissen und nahm das Homeoffice-Modell einmal genauer unter die Lupe. Mein Fazit: Es gibt gute Gründe, warum es trotz technischer Möglichkeiten nicht zu einem Massenphänomen wird. Ein Grund ist: Es braucht ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin und Selbstführung. Wenn Sie Homeoffice betreiben oder mit dem Gedanken spielen, es zukünftig für sich zu nutzen, finden Sie hier einige Tipps, damit das Arbeiten von zu Hause ein Erfolg wird:

Die Vorbereitung

1. Tipp: Planen und arbeiten Sie in „Blöcken“.

Das Bündeln von gleichartigen Aufgaben zählt zu den Methoden effizienter Arbeitsorganisation. Rüstzeiten fallen weg, da Programme bereits gestartet sind und auch der Kopf „gerüstet“ ist. Zu meinen Aufgabenpaketen im Homeoffice zählen

• Angebote/Konzeptionen von Veranstaltungen,
• Vorbereitungen von Beratungen, Coachings und Seminaren,
• Marketingaktivitäten,
• Produktentwicklung,
• E-Mailmanagement sowie
• Literatur, eigene Weiterbildung und Planung.

2. Tipp: Nutzen Sie Farben für mehr Übersicht in Ihrer Aufgabenliste und im Kalender.

Vergeben Sie für jede Tätigkeit eine Farbe. Über Outlook heißt diese Funktion „Kategorien“. Neben der Farbe wird auch der Name der Tätigkeit angezeigt. Dieselbe Farbe kann mehrfach vergeben werden, beispielsweise Gelb für alle Aktivitäten rund um das Marketing (Blogbeitrag, Newsletter, Homepage-Texte …). Das erleichtert die Planung, da die farbigen Blöcke leicht zu finden und damit zu kombinieren sind.

3. Tipp: Legen Sie am Vortag fest, was Sie am nächsten Arbeitstag erledigen.

Notieren Sie alle Aufgaben und priorisieren Sie Ihre Liste. Schätzen Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie einsetzen werden. Mit der Frage „Wie viel ist die Aufgabe zeitlich wert?“ prüfe ich Aufwand und Nutzen. Nach Michael Gerber (2002) unterscheide ich zusätzlich Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben. Bei Letzteren geht es um die Arbeit am statt im Unternehmen. Diese Aufgaben haben einen besonders hohen Wert/Nutzen für mich. Legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie für Privates einplanen möchten.

 

Die Durchführung

4. Tipp: Tracken Sie Ihre Aktivitäten.

Um eine Tagesauswertung zu erhalten, hatte ich mir zunächst einige Apps auf das Smartphone geladen. Keine so richtig gute Idee, denn da tauchen auch gerne Ablenkungen wie WhatsApp oder SMS auf. Ein Programm für die Erfassung unterschiedlicher Aktivitäten über den PC vergaß ich oft, da das entsprechende Fenster hinter der Anwendung lag.

Meine Lösung fand ich im ZEI Timeluar. Er sieht aus wie ein Würfel und hat acht beschreibbare Flächen. Es gibt auch vorbereitete Aufkleber mit Piktogrammen. Über Bluetooth ist der ZEI mit dem PC verbunden. Sobald ich die entsprechende Fläche nach oben lege, führt er Buch über meine Aufgabenart und -dauer.

Wie einfach man den ZEI Timeluar anwendet, ist in diesem Video erklärt. Es gibt auch eine App für Android und IOS Smartphones. So ist auch das Tracken abseits des Schreibtisches möglich.

 

Die Auswertung

5. Tipp: Werten Sie Ihren Arbeitstag aus.

Unliebsamen Aufgaben weichen Menschen ja gerne aus. Der ZEI Timeluar hat mir das Tracking meiner Arbeitszeit sehr leicht gemacht. Gut ablesbar war mein Ausweichmanöver vor der Tageskröte Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). „Spontan“ lockte mich das Schreiben eines Artikels weg von ihr. Meine eigene Entschuldigung: Ein Artikel ist für das Marketing wichtig und den einen habe ich ja schnell aufgesetzt! Dachte ich! Am Ende des Tages blieb die DSGVO-Aufgabe unerledigt übrig. Machen Sie sich also nichts vor: Die Tageskröte wird Sie so lange verfolgen, bis Sie sie in Angriff nehmen – oder sinnvoll delegieren! (In meinem Fall freute sich eine externe Beraterin. Das war ich mir wert!)

Kommen auch Sie sich auf die Schliche. Stellen Sie sich diese Fragen und leiten Sie daraus Lösungen ab:

• Wann und durch was bin ich vom Tagesplan abgewichen?
• Wann habe ich eine Aufgabe angefangen?
• Durch was wurde die aktuell begonnene Aufgabe unterbrochen?
• Um welche Uhrzeit kamen die meisten Telefonate herein?
• Welche Aufgabe habe ich spontan vorgezogen?
• Mit was habe ich mich länger befasst als geplant?
• Wie ist das Verhältnis zwischen Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben?
• Wie viel Zeit nutzte ich für private Aktivitäten wirklich?

6. Tipp: Feiern Sie sich für das Erreichte des Tages

Ein Blick auf meinen ZEI und ich kenne mein Zeit-Guthaben beispielsweise für Privates. Ich weiß jetzt, wie viel Zeit mich ein Artikel wirklich kostet und wie viele Stunden ich geschäftlich gearbeitet und privat genutzt habe. Guten Gewissens schließe ich meine Homeoffice-Bürotür, nachdem ich Tipp 3 umgesetzt habe. Yogamatte – ich komme!

Über die Autorin:

Rositta Beck spezialisiert sich mit ihrem Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen auf Erfolgsstrukturen in der Büro- und Arbeitsorganisation. Seit 1999 zählen neben Büro-Check-Up und Vor-Ort-Beratung auch Seminare, Arbeitsplatz-Coachings, Webinare und Vorträge zum Angebot. Alles gewürzt mit einer Prise Humor. Mehr über Rositta Beck auf www.denkvorgang.com und www.arbeitsplatz-coaching.de.

2017 erschien ihr Buch Büro-Effizienz in zweiter Auflage im Junfermann-Verlag.

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Literatur

Gerber, Michael (2002): Das Geheimnis erfolgreicher Firmen. Warum die meisten kleinen und mittleren Unternehmen nicht funktionieren und was Sie dagegen tun können. ACCORD Unternehmensentwicklungsgesellschaft.