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Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben

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Das neue Jahr hat begonnen – und zwar für viele genauso stressig, wie das alte Jahr zu Ende gegangen ist. Quälen Sie sich jetzt nicht mit allen möglichen guten Vorsätzen. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie Ihre Zeit sinnvoll gestalten und somit mehr Freiraum schaffen können für das, was Ihnen wirklich wichtig ist. Zach Davis, der sich auf pragmatische Lösungen für die Probleme „Informationsflut“ und „Zeitknappheit“ spezialisiert hat, gibt erste Tipps:

Zeitmanagement im Griff!

Von Zach Davis

Sie möchten oder müssen vielen verschiedenen Anforderungen gerecht werden? Der Schlüssel für ein gelungenes Zeitmanagement liegt darin, weniger unreflektiert zu reagieren und somit einen höheren Anteil seiner Zeit aktiv selbst zu planen. Dies ist leider leichter gesagt als getan. Wie setzt man das in die Praxis um? Entscheidend ist der Start: der Start in die Woche und der Start in den (Arbeits-)Tag. Die meisten Menschen kommen morgens ins Büro und sind sofort im „Reaktions-Modus“. Man schaut erst seine E-Mails nach, hört seinen Anrufbeantworter ab – und schon fängt die Fremdbestimmung an!

Im Folgenden erhalten Sie zwölf (plus 1) Zeitspartipps für den Alltag, die für mehr Selbstbestimmung und effektivere Planung sorgen:

1. Zusagen im Griff haben

Viele Menschen geraten in Bedrängnis, weil sie vereinbarte Termine nicht einhalten können. In einer Zeit immer schnellerer Abläufe meinen wir, dass Kollegen, Kunden und andere Geschäftspartner eine sofortige Erledigung der anstehenden Aufgaben von uns erwarten. Eine sofortige reflexartige Zusage bringt uns aber oftmals nicht nur selbst in Bedrängnis, sondern schürt auch für die Zukunft eine immer höhere Erwartungshaltung. Planen Sie also beim Zusagen eines Termins mehr Zeit ein, als Sie tatsächlich zu benötigen glauben.

2. Unwichtiges aufschieben

Im Zeitmanagement heißt es immer wieder, man solle mit den wichtigen Dingen starten. Das macht auch Sinn, nur muss die Zeit dafür irgendwo herkommen. Es ist oft psychologisch einfacher, diese Notwendigkeit gedanklich umzudrehen, indem man sich darauf konzentriert, die unwichtigen Dinge aufzuschieben. Erstaunlicherweise erledigen sich einige Aktivitäten dann von selbst – gerade wenn es Kleinigkeiten sind, die andere Menschen an einen herangetragen haben.

3. Zeitverwendungsrecht behalten

Jemand schreibt Ihnen ein E-Mail. Hat dieser deshalb automatisch ein Recht darauf, dass Sie Ihre Zeit damit verbringen, diese E-Mail zu lesen? Jemand ruft Sie an. Hat diese Person dadurch automatisch ein Recht darauf, dass Sie sich die Zeit für ein Telefonat mit ihm nehmen? Auch wenn es egoistisch klingen mag: Ein Recht auf das Ein- und Verplanen Ihrer Zeit haben nur Sie selbst. Stellen Sie sich regelmäßig die Frage: Macht es für mich Sinn, meine Zeit hierauf zu verwenden, oder sollte ich meine Zeit besser anders einsetzen?

4. Die großen Brocken schaffen

Wie viel ergeben 50 Milliliter einer Flüssigkeit und 50 Milliliter einer anderen Flüssigkeit zusammen? 100 Milliliter? Nicht unbedingt! Wenn die eine Flüssigkeit aus besonders großen Molekülen besteht und die andere aus besonders kleinen Molekülen, dann findet Letztere um die zuerst eingefüllten größere Moleküle herum noch Platz, sodass es beispielsweise nur 96 Milliliter werden. Jetzt werden Sie fragen: Was hat das mit Zeitmanagement zu tun? Ich verrate es Ihnen: Wenn Sie die „großen Brocken“ zuerst einplanen und erledigen, dann findet sich meist zwischendurch noch Zeit für die kleineren Aufgaben. Psychologisch fällt das Starten mit einer großen Aufgabe im Tages- und Wochenablauf auch immer schwerer, weil immer weniger Zeit übrig bleibt.

5. Gleiches zusammenpacken

Wenn eine Maschine von einem Produkt auf ein anderes umgerüstet wird, dann kostet dies Zeit. Ähnlich ist es, wenn wir von einer Art von Aktivität zu einem anderen Aktivitätstyp springen. Versuchen Sie daher, gleichartige Tätigkeiten gebündelt zu erledigen, das heißt beispielsweise nur zwei- bis dreimal am Tag die E-Mails abzurufen und dann möglichst viele ohne Unterbrechung am Stück zu beantworten und möglichst alle Telefonate in einem Block zusammenzufassen, um diese nicht nur gesammelt, sondern auch in einem sinnvollen Zeitraum (Stichwort telefonische Erreichbarkeit) zu erledigen.

6. Nur sinnvolles Multitasking

Wenn man zwei Dinge gleichzeitig erledigt, dann spart man die Hälfte der Zeit ein?! Hier besteht ein Irrglaube. Es ist selten möglich, zwei Tätigkeiten, die beide eine gewisse Konzentration erfordern, simultan durchzuführen. Beim Telefonieren gleichzeitig E-Mails zu schreiben ist nur scheinbar effektiver. Erstens schreiben Sie die E-Mail nicht so schnell wie sonst und zweitens ist die Fehleranfälligkeit höher, weil das Gehirn sich immer nur auf eine Tätigkeit bewusst konzentrieren kann. Nur wenn eine Tätigkeit (z. B. Joggen oder Bahnfahren) ohne bewusste Konzentration ablaufen kann, ist Multitasking sinnvoll.

7. AAA-Formel anwenden

Versuchen Sie, Schriftstücke wie Ihre Eingangspost direkt im ersten Durchgang zu bearbeiten. Häufig beschäftigt man sich mehrfach mit ein- und demselben Vorgang, weil beim ersten Mal schlichtweg keine klare Entscheidung getroffen wurde. Arbeiten Sie nach der AAA-Formel und entscheiden Sie sich bewusst für eine der folgenden Optionen:

  • A wie Aktion bzw. Aktivität, d. h., Sie werden aktiv.
  • A wie Archiv, d. h., Sie heften das Schriftstück ab.
  • A wie Abfall, d. h., Sie werfen es in den Papierkorb.

Mit einer klaren Entscheidung vermeiden Sie Doppelarbeiten.

8. Erreichbarkeit selbst steuern

Eine wahre Gegebenheit auf der Männertoilette: Ein Herr steht am Urinal und bekommt einen Anruf. Er entscheidet (noch nicht fertig mit seiner Tätigkeit …), das Telefonat anzunehmen. Da es ein wichtiges geschäftliches Telefonat zu sein scheint, möchte er Notizen machen. Also holt er Zettel und Stift heraus, klemmt den Zettel zwischen Ellenbogen und Wand über dem Urinal ein, um mit der anderen Hand schreiben zu können … Ganz so absurd ist es bei Ihnen vermutlich nicht, aber entscheiden Sie bewusst, wann und wo Sie erreichbar sein wollen und in welchen Situationen nicht.

9. Gut ist gut genug

Angenommen, Sie bemühen sich, einen perfekten Kreis zu zeichnen. Wenn Sie gefragt werden, ob dieser Kreis perfekt ist oder nicht, dann werden Sie zugeben müssen, dass er nicht perfekt ist. Würden Sie jemandem allerdings Ihre Zeichnung zeigen und fragen, welche Form derjenige darin sehe, dann würde dieser mit ziemlicher Sicherheit antworten, dass es ein Kreis ist. Was Sie daraus für Ihr Zeitmanagement lernen? Unterscheiden Sie bewusst zwischen sinnvollen Optimierungen und perfektionistischen kleinen Verbesserungen, die nur Ihnen auffallen bzw. unwesentlich sind.

10. Posteingang sinnvoll strukturieren

Die für Sie optimale Struktur für Ihren Posteingang können nur Sie selbst festlegen. Vielleicht ist eine Unterteilung in die drei Kategorien „Zu bearbeiten“, „Warte auf Antwort“ und „Abheften“ sinnvoll. Auch in Bezug auf E-Mails macht es durchaus Sinn, sich mit seinem Mailprogramm ein wenig zu beschäftigen. Sie können beispielsweise nach Absendern gruppieren oder nach Empfänger. Letzteres macht nur Sinn, wenn Sie mit mehreren eigenen E-Mail-Adressen arbeiten – was wiederum sehr nützlich sein kann.

11. Das wichtigste Wort im Zeitmanagement

Es ist ein kurzes Wort mit weitreichender Konsequenz: das Wort NEIN. Natürlich wollen wir Kollegen und Kunden gegenüber hilfsbreit sein und nicht immer grundsätzlich Nein sagen. Wichtig ist, nicht impulsartig und automatisch Ja zu sagen. Stellen Sie sich vorher Fragen wie:

  • Soll bzw. will ich dies machen?
  • Macht es überhaupt Sinn?
  • Kann es jemand anderes erledigen?
  • Was wird dafür dann nicht gemacht?

Nur wer häufig Nein sagt, kann auch häufig Ja zu wirklich wichtigen Aufgaben sagen.

12. Dumme Aktivitäten streichen

Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Deshalb neigen wir durchaus dazu, Aktivitäten weiterhin durchzuführen, auch wenn diese nicht oder nicht mehr zieldienlich sind. Manchmal verschwenden wir aber auch unsere Zeit mit Streitgesprächen oder gar juristischen Auseinandersetzungen, bei denen es primär um das eigene Ego geht und nicht um die Sache selbst. Überlegen Sie, welche Aktivitäten Sie streichen oder reduzieren sollten – schließlich können Sie jede Minute nur einmal verwenden.

Die Säge schärfen

Der Ausdruck „Die Säge schärfen“ stammt aus einer Geschichte des amerikanischen Zeitmanagement-Experten Stephen Covey:

Ein Spaziergänger kommt in einen Wald und entdeckt eine Person, die einen dicken Baumstamm sägt. Der Säger scheint nicht nur stark, sondern auch hochmotiviert zu sein. Da sein Fortschritt dennoch gering ist, klopft der Spaziergänger dem Sägenden auf die Schulter: „Ihre Säge ist stumpf!“ Dieser entgegnet: „Ich habe keine Zeit, sie zu schärfen – ich muss sägen!“

Warum diese Geschichte? Auch Erholungs-, Weiterbildungs- und Denkzeiten sind wichtig für die persönliche Effektivität. Schärfen Sie regelmäßig Ihre Säge, um für die Zukunft Zeit und Energie zu sparen!

Mit den hier beschriebenen Zeitspartipps finden Sie garantiert einige zusätzliche Stunden in der Woche – für Dinge, die Ihnen wirklich wichtig sind.

Kurzprofil des Autors:

Zach Davis hat nach seinem Studium der Betriebswirtschaftslehre in Köln und seiner Tätigkeit als Human Resources Consultant bei der KPMG Consulting AG 2003 das Trainingsinstitut Peoplebuilding gegründet. Er wird regelmäßig als Speaker für Veranstaltungen unterschiedlichster Art gebucht. Als Produktivitätsexperte liefert Davis ein „Infotainment auf höchstem Niveau“ (Handelsblatt über die Arbeit von Zach Davis).

Weitere Informationen zu seinen Veranstaltungen erhalten Sie hier.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Möchten Sie den Artikel von Zach Davis kommentieren oder einen zusätzlichen Tipp für ein gelungenes Zeitmanagement verraten? Nur zu! Der Autor antwortet Ihnen gerne und freut sich auf Ihre Rückmeldungen – wir übrigens auch! 🙂

Wozu ist Zeitmanagement gut?

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Ich bin überhaupt keine Freundin von Tabellen, Checklisten oder Planungsübersichten. Solche Vokabeln sind es, die ich mit dem Begriff Zeitmanagement verbinde und ich frage mich: Brauche ich das? Irgendwie gelingt es mir doch immer, auch ohne planerische Instrumente meinen Alltag zu bewältigen. Außerdem lässt sich einfach nicht alles planen. Vielleicht besteht für mich das beste Zeitmanagement ja darin, die Zeit, die mich beispielsweise das Aufstellen eines Tagesplanes kosten würde, für meine laufenden Projekte zu nutzen …

Vor mir liegt nun das Buch „Zeitmanagement für gestiegene Anforderungen“ von Zach Davis. Es ist frisch aus der Druckerei gekommen – und präsentiert mir auf dem Cover ein in eine Uhr implementiertes Tortendiagramm. Meine Vorurteile fühlen sich zwar bestätigt, aber trotzdem beschließe ich, ein wenig drin rumzublättern in diesem Buch. Es ist nach dem Frage-Antwort-Schema aufgebaut und wird mir so auf alle Fälle langatmige Abhandlungen ersparen. Ich kann also ganz gezielt nach den für mich interessanten Themenbereichen suchen – und vielleicht werde ich sture Zeitmanagements-Verweigerin doch noch eines Besseren belehrt

Gute Planung ist die halbe Miete – so ist das zweite Kapitel betitelt, das ich schon überblättern will, als ich auf folgende Frage stoße: Warum sind Tagespläne so schwer einzuhalten? – Das finde ich doch sehr interessant – und so lese ich in der Antwort: „Nicht jeder Tag ist gleich. Manchmal hat man sehr viele Unterbrechungen, etwa durch unerwartete Aufgaben bzw. Probleme. An anderen Tagen ist es ruhiger. Da es nicht jeden Tag dasselbe Ausmaß an Unerwartetem gibt, ist es schwer bis unmöglich, die richtige Menge an Pufferzeit einzuplanen. Natürlich gibt es hierzu Empfehlungen … Aber egal welche Zahl genannt wird: Sie greift zu kurz. Erstens sind Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich, sodass keine pauschale Empfehlung für alle Bereiche zutreffen kann. Zweitens gestalten sich, wie bereits beschrieben, die einzelnen Tage ganz unterschiedlich. Was also tun?

Zunächst empfehle ich, den überwiegenden Anteil der Planung auf die Zeiteinheit ,Woche‘ zu beziehen. Im Klartext: Ich empfehle primär die Wochenplanung und weniger die Tagesplanung. Die Wochenplanung hat gleich mehrere Vorteile: Innerhalb einer Woche gleichen sich die Unterschiede der einzelnen Tage oft aus … Es ist also leichter, das realistische Pensum für eine Woche zu planen, als für einen Tag. Ein weiterer Vorteil der Wochenplanung ist: Die meisten Menschen sehen leichter das Wesentliche als bei der Tagesplanung. Letztere birgt eher die Gefahr, dass man in Aktionismus verfällt oder sich in zahlreichen unwichtigen Aufgaben verliert.“

Hm – gar nicht so dumm, denke ich. Aber wie mache ich eine gute Wochenplanung? – Fünf simple Schritte sollen mich dorthin

Zach Davis

führen. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

„1. Aufgaben schriftlich fixieren. Dies ist nichts revolutionär Neues, aber immer wieder erlebe ich, dass Menschen sehr viel im Kopf planen.“ – Hier fühle ich mich direkt ertappt. Ja, ich bin eine große Im-Kopf-Planerin … Und der zweite Schritt baut direkt auf dem ersten auf: Es gilt, den zeitlichen Aufwand der einzelnen Aufgaben realistische einzuschätzen. Und ich werde auch gleich gewarnt: „Vorsicht: Die meisten Menschen unterschätzen die benötigte Zeit im Schnitt deutlich.“

 

Bei Schritt 3 werde ich zum „Clustern“ der Aufgaben aufgefordert: „Warum ist dies sinnvoll? Das Clustern hat gleich mehrere Vorteile: Sie gewinnen zunächst einen besseren Überblick. Hierdurch erkennen Sie Zusammenhänge und mögliche Synergieeffekte deutlich leichter.
Indem Sie zusammenhängende Aufgaben gemeinsam betrachten, haben Sie die wichtigsten Ziele besser im Auge und unterliegen weniger der Gefahr, sich in Einzelaufgaben oder gar in Stückwerk zu verlieren.“ Clustern bedeutet also ganz praktisch, dass ich Kategorien für meine einzelnen Aufgabenbereiche bilde und diesen einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zuordne. Und ganz wichtig erscheint mir auch: „Diese Kategorien müssen Sie in der Regel nur einmal definieren, denn sie verändern sich meist nur dann, wenn sich Ihr Zuständigkeitsbereich wesentlich verändert. Haben Sie die Kategorien also einmal definiert, können Sie im Rahmen der Wochenplanung schnell und leicht damit arbeiten.“

Aus der Planung für eine Woche – so erfahre ich – ergibt sich häufig schon ein Stück Planung für die darauffolgende Woche, denn nicht alle Aufgaben lassen sich im Zeitraum einer Woche abschließen. Ich muss also gar nicht jede Woche komplett neue durchplanen, sondern ergänze und aktualisiere mein Planungsraster von Woche zu Woche.

Fehlen noch zwei Schritte. Diese empfiehlt Zach Davis nicht für alle in der Wochenplanung enthaltenen Aufgaben, sondern nur für die 3-5 wichtigsten.

Schritt 4 besteht in der EGAL-Methode. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

–   „Ergebnis: Orientieren Sie sich für einen Augenblick weg von der Aufgabe und stellen sich die Frage: Was ist das gewünschte Ergebnis? Hierdurch erzielen Sie mehr Klarheit in Bezug auf das Ziel und richten Ihren Blick auf das Wesentliche.

–   Grund: Hinterfragen Sie zumindest kurz den Sinn der Aufgabe. Viele Aufgaben werden ohne einen guten Grund durchgeführt, oft aus Gewohnheit.

–   Aufgabe: Wenn Sie das anzustrebende Ergebnis klar definiert und den Grund hinterfragt haben, ist es durchaus möglich dass sich die Aufgabe selbst oder der Weg der Durchführung ändert. Manchmal stellt man fest, dass eine völlig andere Maßnahme wesentlich geeigneter ist, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

–   Leverage (Hebelwirkung): In einem letzten Schritt vor dem Losmarschieren empfehle ich Ihnen, sich Fragen zu stellen wie: Wie komme ich mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel? Welche Teilaspekte der Aufgabe haben eine besonders große Hebelwirkung? Wenn ich mir die Mühe schon mache, kann ich hierdurch noch weitere positive Effekte erzielen? Seien Sie auch so weitsichtig, sich zu fragen, was Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen könnte und was Sie tun können, um das zu verhindern.“

 

Schritt 5 besteht schließlich darin, den Zeitpunkt für das Erledigen der wichtigsten Aufgaben verbindlich zu fixieren. Und hier sollte man wirklich Zeit blocken und um die geblockte Zeit auch kämpfen, falls von außen neue Anforderungen kommen

 

Denke ich nun anders über das Thema Zeitmanagement? – Bisher ist es mir immer ganz gut gelungen, meine diversen Verpflichtungen und Termine zu jonglieren, ohne dass es zu Katastrophen gekommen ist oder wesentliche Projekte an mangelndem Zeit- oder Prioritätenmanagement gescheitert wären. Dennoch tut es von Zeit zu Zeit gut, sich „geordneter“ diesem Thema zuzuwenden. Allein die Tatsache, dass ich bestimmte Dinge immer auf eine bestimmte Weise erledigt habe, bedeutet nicht, dass dieser Weg der effektivste und beste ist. Weil wir mit ständigen Veränderungen zu tun haben, müssen wir auch unsere Strategien und Vorgehenswesen permanent anpassen. Und hier können Instrumente aus dem Zeitmanagement eine echte Hilfe sein. Und viele solcher hilfreichen Techniken werden in Zach Davis Buch gut nachvollziehbar beschrieben.