Wozu ist Zeitmanagement gut?

Ich bin überhaupt keine Freundin von Tabellen, Checklisten oder Planungsübersichten. Solche Vokabeln sind es, die ich mit dem Begriff Zeitmanagement verbinde und ich frage mich: Brauche ich das? Irgendwie gelingt es mir doch immer, auch ohne planerische Instrumente meinen Alltag zu bewältigen. Außerdem lässt sich einfach nicht alles planen. Vielleicht besteht für mich das beste Zeitmanagement ja darin, die Zeit, die mich beispielsweise das Aufstellen eines Tagesplanes kosten würde, für meine laufenden Projekte zu nutzen …

Vor mir liegt nun das Buch „Zeitmanagement für gestiegene Anforderungen“ von Zach Davis. Es ist frisch aus der Druckerei gekommen – und präsentiert mir auf dem Cover ein in eine Uhr implementiertes Tortendiagramm. Meine Vorurteile fühlen sich zwar bestätigt, aber trotzdem beschließe ich, ein wenig drin rumzublättern in diesem Buch. Es ist nach dem Frage-Antwort-Schema aufgebaut und wird mir so auf alle Fälle langatmige Abhandlungen ersparen. Ich kann also ganz gezielt nach den für mich interessanten Themenbereichen suchen – und vielleicht werde ich sture Zeitmanagements-Verweigerin doch noch eines Besseren belehrt

Gute Planung ist die halbe Miete – so ist das zweite Kapitel betitelt, das ich schon überblättern will, als ich auf folgende Frage stoße: Warum sind Tagespläne so schwer einzuhalten? – Das finde ich doch sehr interessant – und so lese ich in der Antwort: „Nicht jeder Tag ist gleich. Manchmal hat man sehr viele Unterbrechungen, etwa durch unerwartete Aufgaben bzw. Probleme. An anderen Tagen ist es ruhiger. Da es nicht jeden Tag dasselbe Ausmaß an Unerwartetem gibt, ist es schwer bis unmöglich, die richtige Menge an Pufferzeit einzuplanen. Natürlich gibt es hierzu Empfehlungen … Aber egal welche Zahl genannt wird: Sie greift zu kurz. Erstens sind Aufgabenbereiche sehr unterschiedlich, sodass keine pauschale Empfehlung für alle Bereiche zutreffen kann. Zweitens gestalten sich, wie bereits beschrieben, die einzelnen Tage ganz unterschiedlich. Was also tun?

Zunächst empfehle ich, den überwiegenden Anteil der Planung auf die Zeiteinheit ,Woche‘ zu beziehen. Im Klartext: Ich empfehle primär die Wochenplanung und weniger die Tagesplanung. Die Wochenplanung hat gleich mehrere Vorteile: Innerhalb einer Woche gleichen sich die Unterschiede der einzelnen Tage oft aus … Es ist also leichter, das realistische Pensum für eine Woche zu planen, als für einen Tag. Ein weiterer Vorteil der Wochenplanung ist: Die meisten Menschen sehen leichter das Wesentliche als bei der Tagesplanung. Letztere birgt eher die Gefahr, dass man in Aktionismus verfällt oder sich in zahlreichen unwichtigen Aufgaben verliert.“

Hm – gar nicht so dumm, denke ich. Aber wie mache ich eine gute Wochenplanung? – Fünf simple Schritte sollen mich dorthin

Zach Davis

führen. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

„1. Aufgaben schriftlich fixieren. Dies ist nichts revolutionär Neues, aber immer wieder erlebe ich, dass Menschen sehr viel im Kopf planen.“ – Hier fühle ich mich direkt ertappt. Ja, ich bin eine große Im-Kopf-Planerin … Und der zweite Schritt baut direkt auf dem ersten auf: Es gilt, den zeitlichen Aufwand der einzelnen Aufgaben realistische einzuschätzen. Und ich werde auch gleich gewarnt: „Vorsicht: Die meisten Menschen unterschätzen die benötigte Zeit im Schnitt deutlich.“

Bei Schritt 3 werde ich zum „Clustern“ der Aufgaben aufgefordert: „Warum ist dies sinnvoll? Das Clustern hat gleich mehrere Vorteile: Sie gewinnen zunächst einen besseren Überblick. Hierdurch erkennen Sie Zusammenhänge und mögliche Synergieeffekte deutlich leichter.
Indem Sie zusammenhängende Aufgaben gemeinsam betrachten, haben Sie die wichtigsten Ziele besser im Auge und unterliegen weniger der Gefahr, sich in Einzelaufgaben oder gar in Stückwerk zu verlieren.“ Clustern bedeutet also ganz praktisch, dass ich Kategorien für meine einzelnen Aufgabenbereiche bilde und diesen einzelne Aufgaben und Tätigkeiten zuordne. Und ganz wichtig erscheint mir auch: „Diese Kategorien müssen Sie in der Regel nur einmal definieren, denn sie verändern sich meist nur dann, wenn sich Ihr Zuständigkeitsbereich wesentlich verändert. Haben Sie die Kategorien also einmal definiert, können Sie im Rahmen der Wochenplanung schnell und leicht damit arbeiten.“

Aus der Planung für eine Woche – so erfahre ich – ergibt sich häufig schon ein Stück Planung für die darauffolgende Woche, denn nicht alle Aufgaben lassen sich im Zeitraum einer Woche abschließen. Ich muss also gar nicht jede Woche komplett neue durchplanen, sondern ergänze und aktualisiere mein Planungsraster von Woche zu Woche.

Fehlen noch zwei Schritte. Diese empfiehlt Zach Davis nicht für alle in der Wochenplanung enthaltenen Aufgaben, sondern nur für die 3-5 wichtigsten.

Schritt 4 besteht in der EGAL-Methode. Ich zitiere wieder aus dem Buch:

–   „Ergebnis: Orientieren Sie sich für einen Augenblick weg von der Aufgabe und stellen sich die Frage: Was ist das gewünschte Ergebnis? Hierdurch erzielen Sie mehr Klarheit in Bezug auf das Ziel und richten Ihren Blick auf das Wesentliche.

–   Grund: Hinterfragen Sie zumindest kurz den Sinn der Aufgabe. Viele Aufgaben werden ohne einen guten Grund durchgeführt, oft aus Gewohnheit.

–   Aufgabe: Wenn Sie das anzustrebende Ergebnis klar definiert und den Grund hinterfragt haben, ist es durchaus möglich dass sich die Aufgabe selbst oder der Weg der Durchführung ändert. Manchmal stellt man fest, dass eine völlig andere Maßnahme wesentlich geeigneter ist, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.

–   Leverage (Hebelwirkung): In einem letzten Schritt vor dem Losmarschieren empfehle ich Ihnen, sich Fragen zu stellen wie: Wie komme ich mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel? Welche Teilaspekte der Aufgabe haben eine besonders große Hebelwirkung? Wenn ich mir die Mühe schon mache, kann ich hierdurch noch weitere positive Effekte erzielen? Seien Sie auch so weitsichtig, sich zu fragen, was Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen könnte und was Sie tun können, um das zu verhindern.“

Schritt 5 besteht schließlich darin, den Zeitpunkt für das Erledigen der wichtigsten Aufgaben verbindlich zu fixieren. Und hier sollte man wirklich Zeit blocken und um die geblockte Zeit auch kämpfen, falls von außen neue Anforderungen kommen

Denke ich nun anders über das Thema Zeitmanagement? – Bisher ist es mir immer ganz gut gelungen, meine diversen Verpflichtungen und Termine zu jonglieren, ohne dass es zu Katastrophen gekommen ist oder wesentliche Projekte an mangelndem Zeit- oder Prioritätenmanagement gescheitert wären. Dennoch tut es von Zeit zu Zeit gut, sich „geordneter“ diesem Thema zuzuwenden. Allein die Tatsache, dass ich bestimmte Dinge immer auf eine bestimmte Weise erledigt habe, bedeutet nicht, dass dieser Weg der effektivste und beste ist. Weil wir mit ständigen Veränderungen zu tun haben, müssen wir auch unsere Strategien und Vorgehenswesen permanent anpassen. Und hier können Instrumente aus dem Zeitmanagement eine echte Hilfe sein. Und viele solcher hilfreichen Techniken werden in Zach Davis Buch gut nachvollziehbar beschrieben.